Pièces interdites du dossier de location : la liste du décret

Une liste fermée, pas une impression

Un bailleur ne peut pas demander n'importe quelle pièce à un candidat locataire. Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, pris pour l'application de la loi du 24 mars 2014, fixe la liste limitative des pièces justificatives qu'un bailleur peut réclamer, au candidat comme à sa caution, pour un logement du parc privé loué vide ou meublé. « Limitative » veut dire fermée : ce qui n'y figure pas ne peut pas être exigé, même pour se rassurer, même pour un dossier jugé incomplet. Cette liste vaut pour un logement loué vide, meublé, ou en bail mobilité : le décret ne distingue pas selon le type de contrat, seulement selon la qualité de la personne à qui la pièce est demandée. Pour la liste de ce que vous pouvez demander, voir notre article sur les documents autorisés.

Ce qu'on ne peut pas demander

La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) détaille les documents que cette liste exclut. Les plus souvent réclamés à tort :

• les relevés de compte bancaire, le RIB ou une autorisation de prélèvement ;
• une photographie d'identité ;
• la carte Vitale ou tout document lié à la santé ;
• l'extrait de casier judiciaire ;
• le contrat de mariage ou le jugement de divorce ;
• la copie du livret de famille ;
• une attestation de bonne conduite du précédent bailleur.

Ce que ces documents ont en commun : aucun n'a de lien direct avec la capacité du candidat à payer son loyer et à occuper paisiblement le logement, qui est l'objet même du dossier de location. Un relevé bancaire renseigne sur des dépenses privées, pas sur un niveau de ressources ; un extrait de casier judiciaire ou une situation familiale n'ont rien à voir avec la solvabilité. Le législateur a retenu, pour chaque catégorie de la liste autorisée (identité, domicile, activité, ressources), les pièces qui suffisent à l'établir, sans ouvrir la porte à des pièces redondantes dans la même catégorie ou à des informations d'une autre nature, comme la santé ou la vie privée.

Et la caution ?

La même liste limitative s'applique à la caution personne physique : les mêmes catégories de pièces, ni plus ni moins, et les mêmes interdictions. Pour une caution personne morale (une société ou un organisme qui se porte garant), le bailleur ne peut exiger que deux pièces : l'extrait K bis original de moins de trois mois, ou les statuts, ou toute autre pièce justifiant de son existence légale, et le justificatif d'identité de son représentant. Aucune pièce de domicile, d'activité ou de ressources ne peut lui être demandée : une société ne prouve pas ses revenus comme un particulier, et le décret en tient compte en réduisant la liste à ce qui établit son existence légale.

Ce que risque un bailleur qui insiste

Exiger une pièce hors de cette liste est puni d'une amende administrative, prononcée par le représentant de l'État dans le département (article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989). Son montant est proportionné à la gravité des faits, dans la limite de 3 000 € pour une personne physique et de 15 000 € pour une personne morale. Elle ne peut pas être prononcée plus d'un an après la constatation des faits, et la personne visée doit d'abord être informée qu'elle peut présenter ses observations dans un délai fixé par l'administration.

Cette amende sanctionne la demande elle-même, pas le refus du candidat de fournir la pièce : un bailleur qui réclame un relevé bancaire s'expose à l'amende même si le candidat finit par le lui envoyer. Elle vise le bailleur et toute personne qui agit pour son compte, par exemple un mandataire, pas seulement une agence.

Si vous avez besoin d'être rassuré autrement

La loi ne vous laisse pas sans rien pour apprécier un dossier. Le dossier de candidature type décrit les pièces que la loi autorise, catégorie par catégorie, avec les calculs de solvabilité qui peuvent s'appuyer sur elles. Deux services numériques, proposés par l'État, aident à construire un dossier conforme à cette liste : DossierFacile, qui permet au candidat de constituer un dossier numérique à partir des seules pièces autorisées, et FiligraneFacile, qui ajoute un filigrane sur un document avant de le transmettre, pour limiter les usages détournés d'une copie. Le bailleur qui reçoit un dossier établi par ces services trouve un ensemble déjà conforme à la liste du décret, sans avoir à en demander davantage. Pour le document le plus souvent oublié, celui qui prouve que le candidat était à jour chez son précédent bailleur, voir notre fiche sur l'attestation de fin de bail.

Si le dossier, même complet avec les pièces autorisées, ne vous rassure pas sur le risque d'impayé, la réponse n'est pas de demander une pièce supplémentaire interdite : elle est dans les garanties contre les impayés prévues pour ce risque précisément, qu'il s'agisse d'une caution ou d'une garantie souscrite par le bailleur. Ces dispositifs se choisissent avant la signature, pas en multipliant les pièces du dossier.