Quittance de loyer

Ce que c'est

La quittance de loyer est le document par lequel vous attestez avoir reçu le loyer et les charges d'une période, en général un mois. Elle prouve au locataire qu'il a payé et qu'il est « quitte » pour cette période. C'est aussi le justificatif qu'on lui demande pour un dossier d'aide au logement, un prêt ou une nouvelle location.

Elle ne concerne qu'un paiement complet. Si le locataire n'a réglé qu'une partie du mois, vous lui remettez un reçu, sur lequel il est utile d'indiquer ce qui reste dû. La quittance vient quand le mois est soldé.

Quand il le faut

• Chaque mois, dès que le loyer et les charges sont reçus en entier : l'argent doit être sur votre compte, pas seulement promis.
• La loi n'impose la quittance qu'au locataire qui la demande, mais l'envoyer à chaque paiement évite les demandes tardives et les oublis.
• Après un paiement partiel, un reçu tout de suite ; la quittance suit le dernier versement du mois.
• Quand une partie du loyer vous est versée directement par la CAF (le tiers payant), la quittance attend les deux paiements et mentionne la part de l'aide.

Ce que dit la loi

• Article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : le bailleur ou son mandataire transmet gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande ; elle porte le détail des sommes versées en distinguant le loyer et les charges.
• Même article, dans sa rédaction issue de la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 : avec l'accord exprès du locataire, le bailleur peut procéder à la transmission dématérialisée de la quittance, par e-mail par exemple.
• Même article : en cas de paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu, pas une quittance ; aucuns frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire.
• Article 4, p), de la loi du 6 juillet 1989 : une clause du bail qui fait supporter au locataire des frais de relance ou d'expédition de la quittance est réputée non écrite.
• Article 1342-8 du Code civil : le paiement se prouve par tout moyen ; la quittance est la preuve la plus simple pour le locataire, et pour vous elle fige ce qui a été reçu.
• Article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 : les actions qui dérivent du bail se prescrivent par trois ans à compter du jour où l'on a connu ou aurait dû connaître les faits ; conservez les quittances au moins ce temps-là, et de préférence toute la durée de la location.

Ce qu'il doit contenir

• Vos nom et adresse (ou ceux de votre société) et le nom du locataire.
• L'adresse du logement loué.
• La période couverte, en général le mois, ou les dates exactes si le locataire est entré ou sorti en cours de mois.
• Le loyer hors charges et les charges (provision ou forfait) sur deux lignes séparées, puis le total dû pour la période et le total reçu.
• La date du paiement, le mode de règlement et la date d'émission de la quittance.
• La phrase qui compte : le bailleur déclare avoir reçu la somme et en donne quittance ; le locataire est quitte de son loyer et de ses charges pour la période.
• Si une aide au logement vous est versée directement, son montant, pour que le total corresponde à ce qui a réellement été perçu.
• Un numéro unique, qui permet de retrouver la quittance des années plus tard et d'éviter les doublons.

Les erreurs classiques

• Délivrer une quittance alors que le mois n'est pas entièrement payé : c'est un reçu qu'il faut remettre, sinon vous attestez d'un paiement qui n'a pas eu lieu.
• Écrire un montant global sans séparer le loyer des charges : la loi impose la distinction, et le locataire en a besoin pour ses démarches.
• Faire payer au locataire la quittance, son envoi ou la gestion de l'avis d'échéance : c'est interdit, même par une clause du bail.
• Envoyer la quittance par e-mail sans avoir recueilli l'accord exprès du locataire, ou l'émettre avant que le chèque ou le virement soit effectivement arrivé.