Décompte de régularisation des charges

Ce que c'est

Quand le bail prévoit des charges « au réel », le locataire verse chaque mois une provision en plus du loyer. Une fois par an, vous comparez le total de ces provisions aux charges récupérables que vous avez réellement payées pour lui : eau, entretien des parties communes, ascenseur, taxe d'enlèvement des ordures ménagères… Le décompte de régularisation est le document qui présente cette comparaison, charge par charge, et qui en tire le solde.

Si les charges réelles dépassent les provisions, le locataire vous doit la différence ; dans le cas inverse, vous la lui remboursez. Le décompte sert aussi à fixer la provision de l'année suivante, au plus près du réel. Il ne concerne pas les charges au forfait, qui ne se régularisent jamais.

Quand il le faut

• Une fois par an, dès que vous connaissez les charges réelles de la période : après l'arrêté des comptes du syndic en copropriété, ou à la réception des factures et de l'avis de taxe foncière (pour la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, sans les frais de gestion) en maison.
• Le décompte doit parvenir au locataire un mois avant la régularisation elle-même, c'est-à-dire avant que le solde soit ajouté au loyer ou remboursé.
• Pendant six mois à compter de l'envoi du décompte, les factures et pièces justificatives doivent rester à la disposition du locataire.
• Vous pouvez réclamer un solde pendant trois ans ; au-delà, il est perdu. Le locataire dispose du même délai pour réclamer un trop-versé.
• Si la régularisation arrive après la fin de l'année civile qui suit celle des charges, le locataire peut demander à payer le solde par douzièmes.
• Au départ du locataire, une régularisation est faite pour la période écoulée. En immeuble collectif, le bailleur arrête les comptes de façon provisoire et peut, quand c'est dûment justifié, conserver jusqu'à 20 % du dépôt de garantie jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble ; le solde est alors rendu dans le mois qui suit l'approbation définitive de ces comptes.

Ce que dit la loi

• Article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : les charges récupérables sont exigibles en contrepartie des services rendus liés à l'usage du logement, des dépenses d'entretien courant et des menues réparations sur les éléments d'usage commun, et des impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement. Leur liste est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987.
• Même article : quand les charges donnent lieu à des provisions, elles font l'objet d'une régularisation annuelle. Un mois avant, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges et, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires, avec le cas échéant une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs et sur la consommation individuelle de chaleur et d'eau chaude sanitaire du logement. Durant six mois à compter de l'envoi du décompte, les pièces justificatives restent à la disposition du locataire.
• Même article : si la régularisation n'a pas été faite avant le terme de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité des charges, le locataire peut demander à payer par douzièmes. À sa demande, le récapitulatif des charges lui est transmis par voie dématérialisée ou postale. Les demandes de provisions, elles, se justifient par les résultats de la précédente régularisation et, en copropriété ou si le bailleur est une personne morale (une SCI, par exemple), par le budget prévisionnel.
• Article 7-1 de la même loi : les actions nées du contrat de bail se prescrivent par trois ans, à compter du jour où celui qui en est titulaire a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer. Un solde de charges de plus de trois ans ne peut plus être réclamé, dans un sens comme dans l'autre.
• Articles 8-1 et 25-10 de la même loi : en colocation et en meublé, le bail peut prévoir un forfait de charges à la place des provisions. Le forfait ne donne lieu à aucun complément ni régularisation, peut être révisé chaque année comme le loyer principal, et ne doit pas être manifestement disproportionné par rapport aux charges que le locataire, ou son prédécesseur, aurait payées. Pour le bail mobilité, l'article 25-18 impose le forfait.
• Décret n° 87-713 du 26 août 1987 : la liste des charges récupérables est limitative. Ne s'y trouvent ni la taxe foncière (hors taxe d'enlèvement des ordures ménagères), ni les honoraires du syndic, ni l'assurance de l'immeuble, ni les gros travaux.

Ce qu'il doit contenir

• Le nom du locataire, l'adresse du logement, la période régularisée (du premier au dernier mois) et la date du décompte.
• Le total des provisions appelées sur la période, mois par mois ou en une somme.
• Les charges réelles, une ligne par nature : eau froide, eau chaude, chauffage collectif, ascenseur, entretien des parties communes, taxe d'enlèvement des ordures ménagères…
• En immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires (tantièmes, surface ou nombre d'occupants, selon ce que prévoit l'immeuble) et, s'il y a un chauffage ou une eau chaude sanitaire collectifs, une note d'information sur les modalités de calcul et sur la consommation de chaleur et d'eau chaude du logement.
• Le solde : ce que le locataire doit, ou ce que vous lui rendez, et la façon dont il est réglé (ajout ou déduction sur tel loyer, étalement éventuel).
• La nouvelle provision mensuelle pour l'année suivante, si vous l'ajustez.
• La mention que les pièces justificatives sont à disposition pendant six mois, et la façon de les consulter.

Les erreurs classiques

• Ne jamais régulariser : les charges de plus de trois ans sont perdues, et un rattrapage tardif ouvre au locataire le droit de payer par douzièmes.
• Refacturer des dépenses non récupérables : taxe foncière, honoraires du syndic, gros travaux, assurance de l'immeuble. Le relevé du syndic indique souvent la part récupérable : vérifiez-la avec la liste du décret, car c'est à vous de prouver qu'une dépense est récupérable.
• Réclamer un solde global, sans le détail par nature de charges, ou l'ajouter au loyer du mois même où le décompte est envoyé : le locataire doit recevoir le décompte détaillé un mois avant.
• Régulariser un forfait de charges, qui ne donne lieu ni à complément ni à remboursement, ou refacturer au relevé d'un sous-compteur l'électricité consommée dans un logement loué vide (Cour de cassation, 3e chambre civile, 2 mars 2017, n° 15-19.418).