Avis de paiement (avis d'échéance)

Ce que c'est

L'avis de paiement, ou avis d'échéance, annonce au locataire le montant du loyer et des charges du mois à venir, et la date à laquelle il doit être payé. Il joue le rôle d'une facture, avant le paiement ; la quittance, elle, vient après, une fois le loyer reçu.

Il n'est pas obligatoire dans une location d'habitation : le loyer est dû à la date fixée au bail, avis ou pas. Mais il évite les erreurs de montant, surtout quand celui-ci change : première échéance au prorata, révision annuelle, solde de régularisation des charges, aide au logement versée directement au bailleur.

Quand il le faut

• Chaque mois, quelques jours avant la date de paiement fixée au bail ; pour un loyer payable d'avance le 1er ou le 5, c'est la fin du mois précédent.
• Indispensable le mois où le montant change : premier mois au prorata, révision du loyer, solde de régularisation des charges, nouvelle provision.
• Un seul avis par mois et par montant ; si le montant est corrigé, un nouvel avis remplace le premier, en le disant.
• Il ne remplace ni la quittance, ni la relance : si l'échéance passe sans paiement, c'est la relance qui prend le relais.

Ce que dit la loi

• Article 7 a) de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : le locataire paie le loyer et les charges récupérables aux termes convenus au bail ; le paiement mensuel est de droit lorsqu'il le demande.
• Article 3 de la même loi et contrat type du décret n° 2015-587 du 29 mai 2015 : le bail fixe le montant du loyer, ses modalités de paiement, la date ou la période de paiement, et le paiement d'avance ou à terme échu ; l'avis reprend ces termes, il ne les crée pas.
• Article 21 de la loi du 6 juillet 1989 : la quittance est transmise gratuitement au locataire qui la demande, par voie dématérialisée s'il donne son accord ; aucuns frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire.
• Article 4 c) de la loi du 6 juillet 1989 : une clause qui impose le prélèvement automatique comme mode de paiement du loyer est réputée non écrite ; l'avis propose un moyen de payer, il ne l'impose pas.
• Article 23 de la loi du 6 juillet 1989 : les charges se paient par provisions, régularisées au moins une fois par an sur les dépenses réelles ; l'article 25-10 permet un forfait sans régularisation en meublé, et l'article 8-1 en colocation.
• Articles L. 112-6 et D. 112-3 du Code monétaire et financier : un locataire qui a son domicile fiscal en France ne peut pas régler en espèces plus de 1 000 € à un bailleur société ou professionnel ; entre particuliers n'agissant pas pour des besoins professionnels (L. 112-6 III), pas de plafond.

Ce qu'il doit contenir

• Vos coordonnées, le nom du locataire et l'adresse du logement.
• Le mois concerné et la date d'échéance, telle que le bail la fixe.
• Le loyer hors charges, puis les charges (provision ou forfait) sur une ligne distincte.
• Les ajustements du mois, avec leur libellé : prorata d'entrée, révision du loyer, solde de régularisation des charges.
• Si une aide au logement vous est versée directement, le montant qui reste à la charge du locataire, et l'aide pour information.
• Le total à régler et le moyen de paiement que vous proposez : un virement sur votre compte, avec l'IBAN, sans imposer de prélèvement.
• Les mois précédents encore dus, s'il y en a, et le total général, pour que le locataire voie sa situation d'un coup.
• Une phrase qui rappelle qu'un avis n'est pas une quittance : celle-ci viendra après le paiement.

Les erreurs classiques

• Réclamer le loyer entier quand la CAF vous verse l'aide directement : le locataire ne doit alors que sa part. Si l'aide lui est versée à lui, il doit le loyer entier.
• Ajouter des « frais d'avis », de « gestion » ou d'envoi : c'est interdit, même prévu au bail.
• Modifier le montant sans base : un avis ne peut pas augmenter le loyer ; seule une révision prévue au bail ou une régularisation justifiée le change.
• Envoyer l'avis en retard, ou un second avis différent du premier sans l'expliquer : le locataire ne sait plus quoi payer.