Quels documents peut-on demander à un futur locataire ?

Une liste fermée, pas un usage à géométrie variable

Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, pris pour l'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989, fixe la liste des pièces qu'un bailleur peut demander à un candidat locataire et à sa caution. Cette liste est fermée : tout ce qu'elle ne mentionne pas ne peut pas être exigé, même si le candidat le propose spontanément pour rassurer.

Ce principe vaut pour un logement vide, meublé, en colocation ou en bail mobilité : la constitution du dossier précède la signature, et ne dépend pas du contrat qui sera finalement choisi. Cette liste encadre la sélection du candidat, avant le bail ; elle est distincte des pièces propres à chaque mois de location, comme l'attestation d'assurance demandée chaque année.

Dans chaque catégorie, plusieurs pièces sont admises : un candidat qui n'a pas celle envisagée au départ peut en proposer une autre de la même catégorie, parmi celles que le décret liste.

Les catégories de pièces, pour le candidat et pour sa caution

Pour l'identité et pour le domicile, une seule pièce peut être exigée ; pour l'activité professionnelle et pour les ressources, le bailleur peut en demander une ou plusieurs, mais uniquement parmi celles de la liste (par exemple l'avis d'imposition et les trois derniers bulletins de salaire).

Quand un garant personne physique se porte caution, les quatre mêmes catégories s'appliquent avec sa propre liste : pour l'identité, carte d'identité, passeport ou permis de conduire, sans titre de séjour ; pour le domicile, une seule pièce parmi la dernière quittance de loyer, une facture d'eau, de gaz ou d'électricité de moins de trois mois, une attestation d'assurance logement de moins de trois mois ou le dernier avis de taxe foncière (à défaut, le titre de propriété) ; pour l'activité et les ressources, une ou plusieurs pièces de sa liste. Pour une caution personne morale (une société ou un organisme qui se porte garant), le bailleur ne peut exiger que deux pièces : l'extrait K bis original de moins de trois mois (ou les statuts, ou toute pièce justifiant de son existence légale) et le justificatif d'identité de son représentant ; aucune pièce de domicile, d'activité ou de ressources.

Un candidat sans bulletin de salaire classique (travailleur indépendant, retraité, étudiant) n'est pas hors de la liste pour autant : la catégorie « ressources » admet aussi l'avis d'imposition, un bilan comptable pour une activité non salariée, ou un justificatif de pension ou de bourse. C'est la catégorie qui compte, pas un document précis imposé par défaut.

La catégorie « domicile » suit la même logique : une quittance de loyer convient à un candidat déjà locataire, une attestation d'hébergement à celui qui vit chez un tiers, un avis de taxe foncière à un propriétaire qui revend pour relouer ailleurs. Aucune de ces situations n'est à privilégier sur une autre : la liste les met sur un pied d'égalité.

Ce que vous ne pouvez pas demander

Le site tient un inventaire séparé des pièces interdites ; cet article n'en reprend que le principe et quelques exemples cités par la CNIL : livret de famille, carte Vitale, relevé de compte bancaire, contrat de mariage ou jugement de divorce, extrait de casier judiciaire. Aucun de ces documents ne figure dans les annexes du décret, quelle que soit la bonne foi de la demande.

La CNIL rappelle aussi qu'avant même la visite, seules l'identité du candidat, ses coordonnées et ses critères de recherche sont des informations pertinentes : demander sa situation professionnelle ou financière à ce stade est prématuré, puisque rien ne garantit encore qu'il visitera ou candidatera.

Pourquoi s'en tenir à la liste protège aussi le bailleur

Demander une pièce supplémentaire à certains candidats et pas à d'autres, même sans intention de nuire, expose à un risque de discrimination : la loi interdit de refuser un locataire pour un motif lié à son origine, son âge, sa situation de famille, son état de santé ou ses opinions. Réclamer, par exemple, une garantie ou un justificatif de plus à un candidat retraité, étranger ou jeune, sans le demander aux autres, entre dans ce champ interdit.

S'en tenir à la liste fermée du décret, appliquée de la même façon à chaque dossier, est donc aussi une manière de se protéger : un refus fondé sur des critères objectifs et documentés résiste mieux à une contestation qu'un refus fondé sur une pièce exigée au cas par cas.

Les copies sont admises, mais pas sans réserve

La loi n'exige pas la remise d'un original pour constituer le dossier : une copie suffit. Cela ne retire pas au bailleur la possibilité de demander, à un moment de son choix, la présentation de l'original pour s'assurer de la conformité de la copie reçue. Un bailleur qui conserve ces pièces reste soumis aux règles de protection des données : elles ne servent qu'à l'examen du dossier, pas à un usage ultérieur sans lien avec la location.

Ce qui dépend du bail, et ce qui n'en dépend pas

La liste des pièces admises ne varie pas selon que le logement sera loué vide, meublé ou en bail mobilité : c'est la même liste, parce que la constitution du dossier précède le choix du contrat. Une colocation à plusieurs contrats individuels n'y change rien non plus : chaque candidat constitue son propre dossier, avec la même liste, indépendamment des autres colocataires.

Ce qui varie ensuite, une fois le candidat retenu, c'est le contrat à rédiger et les pièces propres à ce contrat, détaillées dans le modèle de bail d'habitation vide : dossier de diagnostic technique, état des lieux, notice d'information. Le guide pour mettre son bien en location replace cette étape dans l'ensemble du parcours, des diagnostics jusqu'à la remise des clés.